Specjalista do spraw zakupów – czym zajmuje się taka osoba

Specjalista do spraw zakupów to stanowisko pracy w każdym niemal przedsiębiorstwie. A na pewno w każdym większym. To osoba, która odpowiada za zaopatrzenie działu produkcji, biura albo magazynu. To bardzo ogólna charakterystyka tego stanowiska. Warto jednak wiedzieć, że taki specjalista jest w dzisiejszych czasach bardzo potrzebny i nie ma co do tego wątpliwości.

Kim jest specjalista do spraw zakupów? Czym zajmuje się taka osoba? Co należy do jego obowiązków? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na wszystkie te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Kim jest specjalista do spraw zakupów?

Najprościej rzecz ujmując specjalista do spraw zakupów zajmuje się sprawnym funkcjonowaniem działu zakupów. Osoba taka odpowiada za organizację  siatki dostawców, weryfikację i analizę warunków, które oni oferują. Analizuje również zapotrzebowanie na konkretne  surowce czy półprodukty.

Głównym zadaniem specjalisty do spraw zakupów jest zapewnienie dostępności materiałów, które potrzebne są przy produkcji. Oczywiście wszystko to z zachowaniem optymalnych stoków magazynowych. Zajmuje się także optymalizacjami kosztowymi i jakościowymi.

Głównym celem specjalisty, podczas jego pracy, jest minimalizacja kosztów, które ponoszone są poprzez dobór dostawców. Takich którzy oferują jak najlepsze produkty, możliwie w jak najlepszej cenie.

Czym zajmuje się specjalista do spraw zakupów?

Specjalista do spraw zakupów zajmuje się przede wszystkim sprawną i właściwą organizacją działu zakupów w przedsiębiorstwie. Aby osiągnąć ten cel potrzebna jest odpowiednie realizacja czterech głównych zadań. Wszystkie one pozostają w obszarze głównych obowiązków osoby na tym stanowisku. Należą do nich:

• Analiza dostawców. Każdy specjalista do spraw zakupów powinien mieć swoją listę dostawców, z którymi najczęściej współpracuje. Ważne jest oczywiście to, aby ta lista była regularnie rozwijana oraz poddawana analizie czy weryfikacji. Weryfikacja powinna być prowadzona pod kątem pojawienia się na rynku bardziej korzystnej okazji.
• Prowadzenie negocjacji. Osoba na stanowisku specjalisty do spraw zakupów odpowiada również za wszelkiego rodzaju negocjacje. Oczywiście takie, które dotyczą warunków dostawy towaru. Negocjacje powinny być prowadzone w taki sposób, aby uzyskany efekt był jak najbardziej optymalny. Chodzi głównie o ceny oraz jakość zamawianych towarów. Umiejętność prowadzenia negocjacji jest bardzo ważna.
• Ciągłe doskonalenie relacji z dostawcami. Oczywistym jest fakt, że każdy dostawca pragnie sprzedać swój produkt. To wiąże się z zarobieniem przez niego pieniędzy. Dlaczego więc o relacje z dostawcami należy się troszczyć, skoro to oni powinni zabiegać o zakup ich produktów? Aby odpowiedzieć obie na to pytanie, można wyobrazić sobie następującą sytuację. Przedsiębiorstwo, gdzie pracujemy, dostaje nadprogramowe zlecenie. Musi być ono wykonane natychmiast. Firma potrzebuje więc zakupić materiały, potrzebne do realizacji tego zlecenia, czyli dokonać dodatkowego zamówienia u dostawcy, na już. Taka sytuacja wydaje się bardzo opłacalna dla tego dostawcy. Z drugiej strony jednak ma on już zazwyczaj plany sprzedażowe i nie ma czasu, na dodatkowe. Wtedy pojawia się możliwość wykorzystania dobrych relacji z nim.
• Kontrola. Bardzo istotnym elementem pracy specjalisty do spraw zakupów jest również kontrola stanów magazynowych. To również analiza list zamówień. Celem tego wszystkiego jest precyzyjne opracowanie potrzeb firmy w konkretnym okresie czasu.

Kompetencje zawodowe

Czym powinna charakteryzować się osoba ubiegająca się o stanowisko specjalisty do spraw zakupów? Z pewnością powinna cechować się ona przede wszystkim:

• umiejętnością prowadzenia negocjacji i rozmów handlowych z potencjalnymi i aktualnymi dostawcami,
• rozwiniętymi umiejętnościami analitycznymi czy organizacyjnymi,
• praktyczną wiedzą z zakresu samodzielnego oraz dosyć szybkiego podejmowania decyzji, często trudnych,
• niezwykłą sumiennością,
• dokładnością,
• bardzo istotną w tej pracy komunikatywnością,
• znajomością wszelkich zagadnień z obszaru zakupów, dystrybucji oraz logistyki,
• umiejętnością efektywnej pracy w niekiedy stresujących warunkach.

Dlaczego dział zakupów powinien mieć specjalistę?

Specjalista do spraw zakupów często określany jest mianem trzonu działu zakupowego. Zajmuje się on nie tylko organizacją zakupów dla firmy. Odpowiada również za działanie i funkcjonowanie całego działu zakupowego. Może się wydawać, że praca ta jest bardzo łatwa. Nic bardziej mylnego. Niewielu wie, że rola takiej osoba ma bardzo realny wpływ na różne działy przedsiębiorstwa.

Kupowanie to jedynie 20 procent czasu pracy osoby na tym stanowisku. Pozostały czas to przede wszystkim dbałość o najmniejsze nawet szczegóły czy procesy związane z zakupami. To również optymalizacja tych działań i kontrola jakości finansów albo zasobów. Niewątpliwie jest to zajęcie bardzo odpowiedzialne i potrzebne w każdym większy przedsiębiorstwie.