Procurement i purchasing – czym są i jakie występują różnice między nimi

W naszej codzienności, takie terminy jak zakup, zaopatrzenie czy zapotrzebowanie, stanowią synonimy i używane są naprzemiennie. Oczywiście są ze sobą w jakimś stopniu połączone. Warto jednak wiedzieć, że w biznesie nie są to pojęcia tożsame. Należy dostrzec różnice i powiązania między nimi. Sprawi to z pewnością, że lepiej zrozumiemy cały proces zakupowy, jaki zachodzi w przedsiębiorstwie.

Czym więc różni się purchasing, czyli zakupy od procurementu, czyli zapotrzebowania? Z czego wynika ten podział? Czym w tym wszystkim jest sourcing? I co jeszcze należy o tym wiedzieć? Wszystkie odpowiedzi znajdują się poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Procurement a purchasing

Te terminy zazwyczaj używane są zamiennie. Faktem jest, że mają one wiele podobieństw, jednak różne znaczenia. Purchasing związany jest z pozyskiwaniem wszystkich produktów i usług, mających istotne znaczenie dla przedsiębiorstwa. To bardzo prosta transakcja – organizacje płacą za produkty i je otrzymują. Procurement to bardziej nadrzędna idea Obejmuje swoim zakresem kompleksowe strategie związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw.

Czym jest procurement?

Najprościej rzecz ujmując procurement to tak zwane zakupy strategiczne. To wszelkiego rodzaju działania, które poprzedzają podpisanie umowy kupna dotyczącej nabycia produktu albo usługi. Przede wszystkim odpowiadają one za zarządzanie zakupami. To po prostu określanie właściwych strategii zakupowych dla konkretnych kategorii. Co się do tego wykorzystuje? Głównie różnego rodzaju analizy i narzędzia, które umożliwiają osiągnąć jak najbardziej optymalne korzyści.

Główne zadania pracowników strategicznych to:

• badanie rynku, do którego zalicza się chociażby benchmarking czy analiza trendów,
• analiza wydatków,
• tworzenie strategii dla konkretnych kategorii zakupowych,
• wyszukiwanie ewentualnych i potencjalnych dostawców,
• kreowanie preferowanej bazy partnerów biznesowych,
• przygotowywanie oraz przeprowadzenie konkursów dotyczących ofert,
• przyjmowanie, a także ocena i opinia dotycząca ofert,
• negocjacje oraz decyzje dotyczące właściwych dostawców,
• tworzenie oraz zarządzanie umowami,
• zarządzanie relacjami z dostawcami.

Czym jest purchasing?

Purchasing to zakupy operacyjne. To wszelkiego rodzaju działania operacyjne. Polegają na nabywaniu produktów oraz usług, które wymagane są przez przedsiębiorstwo. Proces ten obejmuje zazwyczaj robienie zamówień, ich odbiór i realizacja płatności.

Jakie główne obowiązki należą do osób, pracujących w dziale operacyjnym? Oto one:

• planowanie oraz ciągła kontrola stanów magazynowych,
• adresowanie zamówień do dostawców; w tym celu korzysta się z systemu ERP albo zwykłej platformy zakupowej,
• analiza i monitorowanie dostawców; chodzi tutaj głównie o kontrolę nad tym, czy spełniają oni uzgodnione warunki współpracy, na przykład czas realizacji czy dokładność dostawy,
• przyjęcie towaru,
• zgłaszanie potencjalnych reklamacji i problemów,
• dbanie o odpowiedni przebieg dokumentów w przedsiębiorstwie,
• płatności, analiza, sprawdzanie oraz opisywanie faktur.

Gdzie w tym wszystkim jest miejsce na sourcing i czym on jest?

Terminy z języka angielskiego coraz częściej są używane w naszym kraju. Właściwie we wszystkich branżach i dziedzinach występuje słownictwo zaczerpnięte z obcych języków. Służą one głównie do tego, aby jak najbardziej precyzyjnie nazwać daną rzecz, zjawisko czy sytuację. Wśród tego słownictwa jest na przykład sourcing. Zjawisko powiązane z procurementem i purchasingiem. Czym ono jest?

Sourcing, najprościej rzecz ujmując, to pewien etap. Jego początkiem jet planowanie, a końcem – wybór wykonawcy oraz podpisanie z nim umowy. Ogólnie rzecz ujmując, sourcing jest bardzo kompleksowym działaniem firmy, bazującym na precyzyjnej analizie danych.

Wybierając źródło zaopatrzenia, każde przedsiębiorstwo musi zebrać informacje o jego potrzebach. Celem tego wszystkiego jest wybór jak najbardziej optymalnego dostawcy. Takiego, który umożliwi realizację wszystkich, najbardziej istotnych potrzeb.