Polityka zakupowa firmy – co warto o niej wiedzieć

Nie od dziś wiadomo, że zarabianie na sprzedaży w Sieci, trzeba znać potrzeby swoich klientów. Jednak pojęcie ścieżki zakupowej pojawiło się nie tak dawno. W Internecie znaleźć można wiele poradników, które dotyczą tego jak w odpowiedni sposób stworzyć customer jouney. Jednak aby te działania przyniosły jakikolwiek skutek, warto poznać podstawy i swoich potencjalnych i obecnych klientów.

Czym jest polityka zakupowa firmy? Na czym polega ścieżka zakupowa klienta? Czym jest strategia? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na wszystkie te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest strategia zakupowa przedsiębiorstwa?

W roku 1962, Alfred Chandler, amerykański historyk ekonomii, stworzył najprostszą definicję strategii zakupowej przedsiębiorstwa. Według niej jest to: ustalenie długoterminowych celów i zamierzeń, kierunku działania oraz alokacji zasobów służących do osiągania tych celów. Tą definicję można przełożyć również na język klienta. W takim przypadku strategia to:

• jakieś sposoby postępowania, a nie planowanie ad hoc. Są to wszelkiego typu działania planistyczne, które mają dłuższą perspektywę. Nie są one reaktywne.
• określone zostają również tak zwane cele długoterminowe. Zależnie od poziomu umieszczenia strategii mogą być to cele przedsiębiorstwa, działu zakupów czy kategorii zakupowej.
• zabezpieczone są pewne zasoby oraz środki, które umożliwiają realizację określonych celów długoterminowych. Zasoby te mogą odnosić się do ludzi, funduszy czy systemów.
• określane są pewne reguły gry oraz zasady. Dzięki nim zasoby zostają wykorzystane w optymalny sposób.

Ten sposób definiowana strategii pozwala zauważyć o czym myślimy, gdy używamy tego słowa.

Poziomy strategii zakupowej przedsiębiorstwa

Podstawowym kluczem do klasyfikowania strategii jest kryterium strukturalne. Według tego wyróżnia się strategię całego przedsiębiorstwa, strategię jednostek biznesowych i strategię operacyjną. Jest jeszcze inny podział, który skoncentrowany jest wyłącznie na funkcji zakupowej firmy. Ten podział składa się z 6 poziomów:

• poziom strategii przedsiębiorstwa. Ten poziom dotyczy całej firmy.
• poziom strategii działu zakupów. Ta z kolei związana jest z rolą, celami i aktywnością całego działu zakupów.
• poziom strategii typu zakupów indirect/direct. Ten poziom odnosi się do rozróżnienia zakupów na bezpośrednie, które dotyczą produkcji i te nie związane z produkcją.
• poziom strategii dla kategorii zakupów i subkategorii zakupów.
• poziom strategii sourcingu.
• poziom strategii negocjacji.

Najważniejsza strategia znajduje się na samej górze piramidy. Każda kolejna wyróżnia się coraz większą szczegółowością. Wszystkie te poziomy jednak powinny być ze sobą spójne i stanowić pewnego rodzaju uzupełnienie tych z wyższego poziomu.

Jak opracować politykę zakupową przedsiębiorstwa?

Niewątpliwie jest to ogromne wyzwanie. Zazwyczaj, gdy strategia jest dobrze opracowana, to kończy się sukcesem. Nie zawsze jednak tak jest. Jak wesprzeć przedsiębiorstwo w budowaniu polityki zakupowej? Oto 6 kroków:

• Na początek weź głęboki oddech i skoncentruj uwagę. Na pewno droga będzie długa i często wyboista. Gdy do wszystkich działań zabierzesz się mądrze, to z pewnością przedsiębiorstwo czeka sukces.
• Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie analizy kategorii. W tym przypadku warto wesprzeć się macierzą Kraljica. Przeczytaj o niej w Sieci i spróbuj wykorzystać te informacje w swoich działaniach.
• Rekomendujemy metodę małych kroczków. W małych firmach przeszkodą mogą być zbyt małe zasoby ludzkie. Warto więc zacząć od naprawdę małych rewolucji.
• Zastosuj system czy metodę, która umożliwi ci monitorowanie oraz weryfikację.
• Postaraj się zaangażować działy w twoim przedsiębiorstwie, które zakupów dokonują regularnie oraz standardowo. Chodzi na przykład o zakupy materiałów biurowych czy gadżetów marketingowych.
• Przeprowadź rozmowy z menedżerami. Na ich podstawie odtwórz modele procesów zakupowych, które aktualnie są używane. Usystematyzuj wszystkie zebrane informacje.

Jak powinna wyglądać polityka zakupowa przedsiębiorstwa?

Na początek warto zaznaczyć, że polityka zakupowa powinna być przede wszystkim krótka oraz jak najbardziej zwięzła. powinna być określona na maksymalnie trzech stronach. Głównie dlatego, że inwestorzy czy akcjonariusze zazwyczaj nie zagłębiają się bardzo w jej treść. Tak samo inni pracownicy działów organizacyjnych. Wszystkie szczegóły powinny być umieszczone na osobnych dokumentach i będą musiały wynikać z polityki zakupowej.

Jak więc powinna wyglądać polityka zakupowa przedsiębiorstwa? Powinna być odpowiedzią na poniższe pytania:

• Jakie są cele zakupowej polityki przedsiębiorstwa?
• Jak wygląda schemat organizacyjny zakupów?
• Jakim podejściem charakteryzuje się zarządzanie kategorią zakupową?
• W jaki sposób firma zarządza bazą dostawców?
• Jak zorganizowane są wszelkie działania operacyjne?
• Jaki jest stosunek do IT, na przykład do platform zakupowych?

Odpowiedzi na pytania, które znajdują się powyżej, muszą być bazą opracowania zwięzłego dokumentu. Dokument ten powinien wskazywać na podejście oraz ważny elementy w obszarze realizacji zakupów.