Czym jest procedura zakupów – sprawdź co warto o tym wiedzieć

Proces zakupowy to niewątpliwie bardzo istotne pojęcie w każdym biznesie. Właściwa organizacja dokonywania zakupów jest kluczowym składnikiem sprawnego zarządzania firmą. Na procedurę zakupów możemy również spojrzeć z innej strony – jako konsument. W tym przypadku to szereg kroków, jakie przechodzi klient przed podjęciem decyzji o danym zakupie.

Czym konkretnie jest procedura zakupów? Na czym polega? Jakie są jej etapy? Jakie poziomy? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Odpowiedzi na wszystkie te i inne pytania znajdują się poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest procedura zakupów?

Punkt widzenia przedsiębiorstwa

Efektywna sprzedaż to główny cel każdej firmy. Realizacja tego celu nie jest zazwyczaj łatwa. Obejmuje działania na różnych płaszczyznach. Zaczynając od odpowiedniej strategii, a kończąc na standardach obsługi klienta.

Szczególne znaczenie w każdej firmie ma proces zakupowy. Proces ten to bardzo przemyślany pakiet działań, który ma konkretny cel. Zazwyczaj jest nim zakup wszystkich niezbędnych rzeczy potrzebnych w przedsiębiorstwie. Oczywiście jak najtaniej, szybko i w najbardziej optymalny sposób. Oczywistym jest również fakt, że lista zakupów zawsze zależy od profilu działalności firmy i jej zapotrzebowania.

W każdej procedurze zakupów wyróżnia się dwie podstawowe role: kupca i dysponenta. Kupiec to ktoś, do odpowiedzialny jest za negocjacje odnośnie kontraktów i umów. Jego zadaniem, najprościej rzecz ujmując, jest wynajdywanie jak najbardziej optymalnych ofert. Takie oferty powinny stanowić najwyższą wartość dla przedsiębiorstwa.

Z kolei dysponent to ktoś, zajmujący się obsługą całości zamówień. Jego rolą jest również rozdysponowywanie wszystkich zrealizowanych zakupów.

Tego rodzaju proces zakupowy składa się z kilku czynników. Są to:

• badania oraz zbieranie zapotrzebowania w przedsiębiorstwie,
• analiza i badanie rynku,
• zbieranie i przetwarzanie różnego rodzaju ofert,
• negocjowanie oraz wybór najlepszej oferty,
• zamówienie produktu, czyli dokonanie zakupu,
• proces fakturowania i płatności.

Punkt widzenia klienta

W tym przypadku procedura zakupów to szereg etapów i kroków, przez jakie przechodzi każdy potencjalny klient przed dokonaniem zakupu czy podjęciem decyzji o jego dokonaniu. Etapy te to:

• Rozpoznanie problemu. Cały proces zakupu rozpoczyna się w momencie, kiedy uświadomimy sobie, że mamy do czynienia z pewnym brakiem. W tym samym czasie więc rozpoznajemy potrzebę. Kolejnym krokiem jest postanowienie działania, mające na celu spełnienie tej potrzeby.
• Wyszukiwanie informacji. Kolejnym krokiem jest wyszukanie informacji na temat rozwiązania problemu.  Zazwyczaj najpierw szuka się informacji wewnętrznych. Te bazują na przykład na wcześniejszych doświadczeniach. Informacje zewnętrzne z kolei to te, których szukamy u innych osób. Na przykład takich, które miały podobne problemy.
• Analiza informacji. Wszystkie informacje wewnętrzne i zewnętrzne, które uzyskamy, to poddaje się analizie. Dzieje się to przed podjęciem decyzji o danym zakupie.
• Zakup akcji. kolejnym krokiem w procedurze zakupowej jest postanowienie dokonania zakupu. Jednak nawet teraz możemy znajdować się pod wpływem innych. Na przykład gdy jesteśmy już od krok kupienia danego przedmiotu, nagle dostajemy bardziej korzystniejszą ofertę.
• Wykorzystanie produktu oraz ocena po zakupie. W tym momencie cała procedura zakupowa ma swój koniec. Po pierwszym użyciu produktu klient wskazuje, czy jest z niego zadowolony, czy też nie. To czas na jego ocenę.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że nie każdy proces zakupowy odbywa się w ten sam sposób. To znaczy, że nie każdy klient przechodzi po kolei przez wszystkie te etapy. Procesy te mogą zmieniać się w zależności od wielu czynników. Każda osoba jest też przecież inna.

Na przykład im cena produktu jest wyższa, a sam produkt bardziej luksusowy, to decyzja o jego kupnie trwa zazwyczaj zdecydowanie dłużej. W przypadku innego tańszego produktu, decyzja o jego nabyciu jest niemal automatyczna. Różnicę wyraźnie widać na przykładzie nowego samochodu i bułek na śniadanie.

Jak zarządzać procesem zakupowym w przedsiębiorstwie

Jednym ze składników strategii zakupowej w firmie powinna być strategia zakupowa związana z każdą kategorią. Te kategorie to konkretne towary bądź usługi. W zarządzaniu kategoriami zazwyczaj korzysta się ze strategic sourcing. Czym ona jest?

Jest to całościowe podejście do procesu zakupu. Dąży się w nim do uzyskania jak najniższej ceny pozyskania. Oczywiście cały czas bierze się również pod uwagę wymagania odbiorców oraz minimalizacji tak zwanego ryzyka zakupowego. Proces ten dzieli się na trzy główne etapy:

• Diagnozę i analizę danej kategorii. To sytuacja wewnętrzna danej firmy oraz jej otoczenie rynkowe.
• Planowanie danej strategii. Tworzenie dopasowanej, właściwej strategii procesu zakupowego. Powinna być ona oparta o wszystkie elementy tak zwanej przewagi konkurencyjnej.
• Wdrożenie wypracowanych rozwiązań. To po prostu rozpoczęcie wszystkich zaplanowanych działań.